原始凭证如何保管
2025-05-04 17:11:41
梦想成真
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关于原始凭证的保管，需结合规范性、安全性和可追溯性要求，具体方法如下：
一、纸质原始凭证保管
分类装订与编号管理
- 按业务类型或时间顺序对原始凭证分类，统一编号并装订成册。 - 装订时在凭证封面注明日期、编号、种类，并加贴封签，由装订人员签名或盖章。
单独装订与标识
- 数量较多的原始凭证可单独装订，封面上需标注“附件另订”及原始凭证名称、编号。 - 重要凭证（如押金收据、提货单）应单独归档，并建立目录。
保管期限与移交
- 保管期限一般为30年，从会计年度终了后第一天算起。 - 年度终了后暂由会计机构保管1年，再移交档案机构统一保管；未设档案机构的单位需指定专人保管。
安全与保密
- 原始凭证不得外借，特殊原因需经批准复制或提供查阅，并在专设登记簿上登记。 - 丢失时需取得原单位证明并报批代作原始凭证。
二、电子原始凭证管理
扫描与存储
- 通过扫描、拍照等方式将纸质凭证转化为电子格式，存储于计算机系统或云端服务器。 - 采用加密技术保障数据安全，并定期进行备份。
索引与检索
- 为电子凭证标注编号、日期等关键信息，建立索引便于快速检索。 - 可通过权限管理控制访问权限，确保数据保密性。
合规性与审计
- 电子凭证需与纸质凭证保持一致，便于后续审计和查询。 - 定期对电子档案进行备份，并检查数据完整性。
三、其他注意事项
审查与核对：
收到原始凭证后需及时审核真实性、完整性，发现异常需立即处理。- 人员管理：出纳人员不得兼管会计档案，确保职责分离。- 技术保障：定期维护档案管理系统，防止数据丢失或损坏。
通过以上方法，既能保证原始凭证的安全性、完整性，又能满足审计和查询需求。
